Giải pháp nội địa hóa Odoo là hệ thống tùy chỉnh và tiêu chuẩn mở rộng Odoo để đáp ứng đầy đủ các yêu cầu pháp lý và thực tế vận hành tại Việt Nam, bao gồm chuẩn kế toán VAS, thuế VAT, thuế nhà thầu, hóa đơn điện tử và hệ thống báo cáo tài chính chính xác theo quy định của Bộ Tài chính. Besco cung cấp giải pháp phát triển khai thác thác Odoo nội địa hóa gói, giúp doanh nghiệp vận hành ERP đúng luật, ổn định và dễ dàng mở rộng

1. Odoo là gì và vì sao cần giải pháp Odoo nội địa hóa tại Việt Nam?

Odoo là nền tảng quản trị doanh nghiệp hợp nhất (ERP) dựa trên việc mở nguồn mã hóa. Hệ thống này bao gồm một loạt ứng dụng có khả năng kết nối dữ liệu chặt chẽ với nhau, bao gồm: Kế toán, Kho vận hành, Bán hàng, Mua hàng, Sản xuất và Nhân sự.

Tại thị trường Việt Nam, Odoo đang trở thành lựa chọn phổ biến cho các doanh nghiệp nhờ vào các đặc điểm kỹ thuật sau:

- Tính hoạt động và khả năng tùy biến: Mã nguồn mở cho phép các nhà phát triển đơn vị có thể truy cập vào cốt lõi hệ thống để thay đổi logic quy trình xử lý, phù hợp với các dịch vụ dịch vụ của địa phương dịch vụ.

- Chi phí tối ưu: Doanh nghiệp có thể chọn trả phí theo số lượng người dùng (Người dùng) thay vì mua các gói tính năng không cần thiết. Điều này giúp tối ưu hóa ngân sách đầu tư ban đầu.

- Khả năng mở rộng: Hệ thống cho phép doanh nghiệp bắt đầu với một số cơ sở mô-đun và tích hợp thêm các mô-đun phức hợp hơn khi quy mô kinh doanh tăng trưởng.

2. Vì sao doanh nghiệp Việt Nam bắt buộc cần giải pháp Odoo nội địa hóa

Nhiều doanh nghiệp Việt Nam đơn vị lựa chọn ERP để chuẩn hóa vận hành, kiểm soát tài chính và mở rộng quy mô. Trong nhiều nền tảng ERP phổ biến, Odoo được đánh giá cao nhờ tính năng hoạt động, hợp lý chi phí và khả năng điều chỉnh tùy chỉnh độ sâu. 

Tuy nhiên, Odoo được thiết kế theo tiêu chuẩn quốc tế. Nếu phát triển khai trực tiếp mà không có nội địa hóa, hệ thống sẽ không đáp ứng đầy đủ các yêu cầu pháp lý tại Việt Nam, đặc biệt liên quan đến: 

+ Chuẩn kế toán Việt Nam (VAS) 

+ Thuế VAT và các loại thuế đặc biệt 

+ Hóa đơn điện tử theo quy định 

+ Báo cáo tài chính và báo cáo thuế theo nội dung mẫu 

Vì vậy, nội địa hóa Odoo là điều kiện cần thiết để kinh doanh hoạt động đúng luật và ổn định ERP.

3. Giới hạn của tiêu chuẩn Odoo khi chưa được địa hóa

Phiên bản Odoo quốc tế có những giới hạn nhất khi trực tiếp áp dụng tại Việt Nam:

- Cấu hình kế toán quốc tế phù hợp với yêu cầu của VAS: Tiêu chuẩn Odoo sử dụng hệ thống tài khoản hoạt động, thường dựa trên tên gọi hoặc mã số ngắn. Trong khi đó, VAS yêu cầu một tài khoản hệ thống (Biểu đồ tài khoản) với các công cụ mã số (ví dụ: 111, 112, 131, 331) và quy tắc Kiềm toán Nợ/Có điều chỉnh cho từng loại tài khoản.

- Thuế và phương pháp tính thuế: Hệ thống thuế trong tiêu chuẩn Odoo không tự động xử lý các dịch vụ trả tiền như:

+ Thuế nhà thầu (FCT) khi thanh toán cho nhà cung cấp nước ngoài.

+ Công việc phân tích thuế GTGT đầu vào được khấu trừ và không được khấu trừ cho các dự án hoặc loại hình doanh thu kinh doanh.

- Quy trình hóa đơn và ghi thu doanh thu: Odoo mặc định coi Hóa đơn (Hóa đơn) vừa là chứng từ kế toán vừa là chứng từ tài chính chính. Tại Việt Nam, thời điểm xuất khẩu đơn vị VAT và thời điểm ghi thu doanh thu trên sổ cái đôi khi có sự khác biệt về chứng từ mặt hàng. Chuẩn Odoo không có sẵn tính năng theo dõi trạng thái hóa đơn theo chuẩn Nghị định 123 của Tổng Thuế.

- Báo cáo tài chính chính theo mẫu Việt Nam: Các báo cáo như bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh và báo cáo lưu chuyển tiền tệ trong Odoo mặc định được trình bày theo dạng báo cáo quản trị, cấu trúc bắt buộc của Bộ tài chính Việt Nam được trình bày không chính xác.

4. Giải pháp Odoo nội địa hóa: Các tùy chỉnh bắt buộc theo luật Việt Nam

Trong quá trình phát triển khai báo Odoo cho nhiều doanh nghiệp Việt Nam thuộc các lĩnh vực thương mại, dịch vụ và sản xuất, chúng tôi nhận thấy yếu tố pháp lý kế toán - thuế là rào cản lớn nhất nếu hệ thống không được nội địa hóa ngay từ đầu.

a) Tùy chỉnh kế toán theo VAS

Odoo nội địa hóa kế toán theo chuẩn VAS Thông tư 200 và 133

- Hệ thống tài khoản tài khoản: Thiết lập danh mục tài khoản kế toán theo số 200 hoặc 133, bao gồm các tài khoản cấp 1, cấp 2 và cấp 3.

- Hạch toán và chuyển tiếp: Tùy chỉnh công thức tự động chuyển số dư từ các loại tài khoản 5, 6, 7, 8 sang loại tài khoản 9 để xác định cuối cùng lỗi lãi của kỳ kế toán.

- Tỷ lệ chênh lệch: Cấu hình tính toán đánh giá các tài khoản tiền tệ có cùng loại tiền tệ (tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, các khoản nợ phải thu/phải trả) theo tỷ lệ giá giao dịch thực tế hoặc tỷ giá bình quân liên ngân hàng tại điểm cuối cùng.

b) Tùy chỉnh thuế

- Quản lý thuế VAT: Thiết lập các loại thuế tương ứng với các dịch vụ đơn hàng của nhóm. Hệ thống phải hỗ trợ xuất bảng đơn hàng hóa, dịch vụ mua vào và bán ra.

- Thuế nhà thầu: Tự động tính toán phần thuế phải nộp thay cho nhà thầu nước ngoài ngay khi phát sinh nghiệp vụ thanh toán trên Odoo.

c) Hóa đơn điện tử (E-invoicing)

- Tích hợp nhà cung cấp hóa đơn: Xây dựng mô-đun kết nối API giữa Odoo và các đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử được phép (như VNPT, Viettel, Misa, Bkav).

- Lập bản đồ dữ liệu: Đảm bảo dữ liệu từ đơn bán hàng (Sale Order) hoặc hóa đơn (Invoice) trên Odoo được chuyển sang đúng các trường thông tin trên hóa đơn điện tử (tên hàng, số lượng, đơn giá, tiền thuế).

- Quản lý quy trình: Thực hiện các tác vụ phát hành đơn, phi hóa đơn hoặc xuất hóa đơn thay thế/điều chỉnh trực tiếp trên giao diện Odoo và đồng bộ trạng thái từ cơ quan Thuế về hệ thống.

d) Báo cáo quản trị và báo cáo pháp lý

Giải pháp Odoo tích hợp hóa đơn điện tử theo Nghị định 123 tại Việt Nam

- Báo cáo thuế: Tự động tổng hợp dữ liệu để lập tờ khai thuế VAT hàng tháng hoặc hàng quý.

- Báo cáo tài chính chính: Xây dựng các mẫu báo cáo tài chính đúng theo luật pháp Việt Nam để có thể xuất bản bản trực tiếp dưới dạng Excel hoặc PDF để báo cáo.

- Đối số dữ liệu: Cung cấp sai lệch các công cụ kiểm tra giữa kế toán và báo cáo thuế, đảm bảo tính năng quản lý dữ liệu tốt nhất.

5. Tùy chỉnh Odoo theo thực tế vận hành doanh nghiệp Việt Nam

Ngoài yếu tố pháp lý, hệ thống cần được tinh chỉnh để phù hợp với quy trình làm việc thực tế tại Việt Nam:

- Quy trình phê duyệt nhiều cấp: Cấu hình trình duyệt phê duyệt luồng từ nhân viên đến bộ phận trưởng, kế toán trưởng và ban giám đốc cho các lệnh mua hàng, lệnh chi tiền hoặc các vấn đề xuất hành chính.

- Quản lý chi phí và tạm thời ứng dụng: Xây dựng mô-đun quản lý tạm thời các tài khoản của nhân viên cho mục tiêu công ty hoặc mua hàng nhỏ lẻ, kèm theo quy trình hoàn thành và chống lại công nợ.

- Quản lý kho nhiều chi nhánh: Theo dõi tồn tại kho thực tế tại từng địa điểm kinh doanh, quản lý luân chuyển kho nội bộ và toán giá vốn theo từng kho hoặc theo toàn công ty.

- Phân quyền người dùng: Thiết lập phân quyền chi tiết theo vị trí công việc, đảm bảo nhân viên chỉ tiếp cận các dữ liệu và tính năng trong phạm vi trách nhiệm.

6. Lộ trình phát triển khai giải pháp Odoo nội địa hóa tại Besco

Quy trình phát triển khai báo cần thực hiện theo các bước sau để đảm bảo tính ổn định:

- Bước 1: Khảo sát nghiệp vụ và pháp lý: Đánh giá quy trình hiện tại và xác định các yêu cầu tùy chỉnh bắt buộc để đáp ứng VAS và đặc thù doanh nghiệp.

- Bước 2: Thiết kế hệ thống: Lập kỹ thuật tài liệu đặc tả, cấu hình hệ thống tài khoản và luồng dữ liệu.

- Bước 3: Tùy chỉnh và kiểm tra: Thực hiện cài đặt các tính năng nội địa hóa và kiểm tra tính chính xác của các bút toán kế toán (UAT - Kiểm tra sự chấp nhận của người dùng).

- Bước 4: Đào tạo và vận hành: Hướng dẫn đội ngũ kế toán và các bộ phận liên quan cách thao tác trên phần mềm. Thực hiện chuyển đổi dữ liệu từ hệ thống cũ sang Odoo.

- Bước 5: Bảo trì và nâng cấp: Hỗ trợ xử lý phát hiện lỗi và cập nhật hệ thống khi có sự thay đổi về chính sách thuế hoặc quy định từ Nhà nước.

7. Khi nào doanh nghiệp Việt Nam nên chọn Odoo

Doanh nghiệp nên xem xét lựa chọn Odoo trong các trường hợp sau: 

- Sử dụng phần mềm rời rạc: Khi dữ liệu bán hàng, kho và kế toán không đồng bộ, gây khó khăn cho việc quản trị.

- Tăng trưởng nhanh: Khi các công cụ quản lý thủ công (như Excel) không đáp ứng được khối lượng giao dịch lớn.

- Cần linh hoạt ERP: Khi doanh nghiệp muốn có một hệ thống có thể thay đổi quy trình kinh doanh riêng mà không phải trả phí bản quyền quá cao như các giải pháp ERP nước ngoài.

Để đảm bảo hệ thống Odoo vận hành hành động ổn định và đóng thủ hoàn toàn quy định pháp luật nội địa, doanh nghiệp nên hợp tác với các đơn vị có năng lực chuyên môn môn cao và kinh nghiệm phát triển khai thực tế tại Việt Nam như Besco. Chúng tôi hỗ trợ thực hiện các tùy chỉnh chuyên sâu về kế toán VAS, hệ thống thuế và phân tích hóa đơn điện tử, giúp tối ưu hóa quy trình vận hành và đáp ứng đầy đủ các tiêu chuẩn pháp lý cho doanh nghiệp.

Besco là đơn vị tư vấn và phát triển ERP Odoo cho doanh nghiệp Việt Nam, tập trung vào các dự án yêu cầu chuẩn kế toán VAS, hệ thống thuế và tích hợp hóa đơn điện tử theo quy định của Tổng thuế Thuế. Với kinh nghiệm phát triển cho doanh nghiệp thương mại, dịch vụ và sản xuất, Besco giúp Odoo vận hành luật đúng đắn, ổn định và sẵn sàng mở rộng khi doanh nghiệp tăng trưởng.