Khi triển khai phần mềm quản lý cho doanh nghiệp, phân hệ Nhân sự & Tiền lương thường là phân hệ cần nhiều thời gian xem xét và điều chỉnh. Nguyên nhân chính nằm ở chỗ tiền lương tại Việt Nam không chỉ phục vụ quản lý nội bộ, mà còn liên quan trực tiếp đến thuế, bảo hiểm và các nghĩa vụ pháp lý với cơ quan quản lý nhà nước.



Nhiều doanh nghiệp khi sử dụng Odoo nhận thấy rằng phần tính lương không thể áp dụng ngay mà cần cấu hình lại để phù hợp với quy định trong nước. Bài viết này giúp doanh nghiệp hình dung rõ hơn cách tính thuế TNCN, bảo hiểm và các khoản trích nộp trong vận hành thực tế, từ đó hiểu vì sao cần một giải pháp đã được nội địa hóa.

1. Quản lý tiền lương tại Việt Nam và yêu cầu tuân thủ pháp lý

Trong thực tế vận hành, tiền lương tại Việt Nam không đơn thuần là số tiền trả cho người lao động mỗi tháng. Mỗi bảng lương cần đáp ứng đồng thời nhiều yêu cầu khác nhau:

• Phù hợp với hợp đồng lao động đã ký
• Làm căn cứ tính bảo hiểm bắt buộc
• Là cơ sở khấu trừ và kê khai thuế Thu nhập cá nhân
• Có thể đối chiếu khi cơ quan thuế hoặc bảo hiểm kiểm tra

Điều này khiến việc quản lý tiền lương trở thành một quy trình tổng hợp, liên quan đến nhiều bộ phận như nhân sự, kế toán và quản lý. Nếu phần mềm chỉ tính ra lương thực nhận mà không phản ánh đầy đủ các thành phần cấu thành, doanh nghiệp vẫn phải xử lý thêm bên ngoài hệ thống.

Vì vậy, phân hệ Nhân sự & Tiền lương cần thể hiện rõ từng khoản thu nhập, từng khoản khấu trừ, cũng như mối liên hệ giữa các con số trên bảng lương.

2. Cách tính thuế Thu nhập cá nhân trong hệ thống tiền lương Odoo

Thuế Thu nhập cá nhân từ tiền lương được tính dựa trên thu nhập sau khi đã giảm trừ, chứ không phải toàn bộ mức lương ghi trong hợp đồng. Đây là điểm mà nhiều doanh nghiệp cần nắm rõ khi đưa logic tính thuế vào phần mềm.

Trong vận hành thực tế, quá trình tính thuế thường diễn ra theo trình tự sau:

• Tổng hợp toàn bộ thu nhập của người lao động trong tháng
• Xác định các khoản không thuộc diện chịu thuế
• Trừ các khoản giảm trừ, bao gồm giảm trừ gia cảnh và bảo hiểm bắt buộc
• Xác định thu nhập tính thuế
• Áp dụng biểu thuế lũy tiến từng phần để tính số thuế phải nộp

Khó khăn thường nằm ở chỗ doanh nghiệp phải phân biệt rõ từng loại thu nhập, đồng thời quản lý thông tin người phụ thuộc của nhân viên. Nếu phần mềm không hỗ trợ sẵn, các bước này thường phải xử lý thủ công hoặc qua bảng tính.

Với Odoo chuẩn, doanh nghiệp cần tự thiết lập các quy tắc tính thuế theo quy định Việt Nam, điều này đòi hỏi vừa hiểu nghiệp vụ thuế, vừa hiểu cách cấu hình hệ thống.

3. Quản lý bảo hiểm và các khoản trích nộp trong phân hệ tiền lương

Song song với thuế, các khoản bảo hiểm bắt buộc luôn chiếm vai trò quan trọng trong bảng lương tại Việt Nam. Mỗi tháng, từ mức lương của người lao động, doanh nghiệp phải tính các khoản trích nộp cho cả hai bên. Các khoản này bao gồm:

• Phần bảo hiểm được khấu trừ trực tiếp từ lương người lao động
• Phần bảo hiểm do doanh nghiệp đóng và hạch toán vào chi

Một điểm quan trọng trong thực tế là không phải toàn bộ thu nhập đều làm căn cứ đóng bảo hiểm. Chỉ những khoản theo quy định mới được đưa vào tính, và mức đóng còn bị giới hạn bởi trần bảo hiểm.
Do đó, hệ thống tiền lương cần phân loại rõ từng khoản thu nhập, áp dụng đúng tỷ lệ trích nộp cho từng bên và tự động kiểm soát mức trần. Nếu các yếu tố này không được thiết lập đúng, số liệu giữa lương, kế toán và bảo hiểm rất dễ phát sinh chênh lệch khi đối chiếu.



4. Vì sao Odoo chuẩn khó áp dụng ngay cho tiền lương Việt Nam?

Odoo được xây dựng để sử dụng cho nhiều quốc gia khác nhau, với các quy định về thuế và bảo hiểm rất khác. Vì vậy, ách tiếp cận này giúp hệ thống linh hoạt, nhưng lại chưa phù hợp ngay với các quy định chi tiết tại Việt Nam.

Trong quá trình triển khai thực tế, doanh nghiệp thường gặp một số tình huống phổ biến như:

• Phải tự xây dựng công thức tính thuế và bảo hiểm theo luật Việt Nam
• Phải điều chỉnh hệ thống khi chính sách thay đổi
• Khó kiểm tra nhanh số liệu khi cần đối soát hoặc quyết toán

Khi đó, bảng lương trên hệ thống chỉ đóng vai trò tổng hợp, còn các bước kiểm tra và điều chỉnh vẫn phải thực hiện ngoài phần mềm. Điều này làm tăng khối lượng công việc và rủi ro sai sót.

5. Giải pháp Nhân sự & Tiền lương Odoo đã nội địa hóa cho doanh nghiệp Việt

Besco được phát triển dựa trên nền tảng Odoo, nhưng đã được điều chỉnh để phù hợp với cách doanh nghiệp Việt đang quản lý nhân sự và tiền lương.

Trong phân hệ Nhân sự & Tiền lương, Besco đã cấu hình sẵn các nội dung quan trọng như cách tính thuế Thu nhập cá nhân theo quy định Việt Nam, các khoản bảo hiểm bắt buộc và cách phân tách giữa phần chi phí doanh nghiệp và phần khấu trừ người lao động. Bảng lương được thiết kế để thể hiện rõ từng khoản thu nhập và khấu trừ, giúp doanh nghiệp dễ theo dõi và đối chiếu.

Nhờ việc đã được nội địa hóa, doanh nghiệp có thể áp dụng hệ thống vào vận hành thực tế mà không cần xây dựng lại toàn bộ logic tính lương.



6. Kết luận

Với đặc thù pháp lý tại Việt Nam, phân hệ Nhân sự & Tiền lương cần được cấu hình phù hợp ngay từ đầu để đảm bảo tính chính xác và tuân thủ. Khi sử dụng Odoo chuẩn, doanh nghiệp thường phải dành thêm thời gian để điều chỉnh hệ thống theo quy định trong nước.

Một giải pháp được cải tiến từ Odoo và thiết kế phù hợp với bối cảnh Việt Nam như Besco giúp doanh nghiệp triển khai thuận lợi hơn, đồng thời giảm khối lượng xử lý thủ công trong quá trình vận hành.